摘 要： 基于一個ERP項目，論述了該系統中采購管理子系統的設計思想、系統特點及關鍵技術，并簡要介紹了其應用情況。
　　關鍵詞： ERP系統  采購管理系統  供應商

 　　隨著經濟的發展，ERP(企業資源計劃)已成為現代企業管理的重要手段。ERP是MRPⅡ思想的延伸，盡管它仍以MRP為核心，但其功能與技術已完全超越了MRP，它面向整個供需鏈管理，綜合考慮了制造廠、供應商、分銷商及客戶等各方面的影響。ERP系統有三條主線[1]：以生產管理系統為核心的生產流、以庫存管理系統為核心的物流、以成本控制系統為核心的資金流。
采購管理系統是物流和資金流的重要組成部分，它對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司ERP項目中采購管理子系統的設計與實現及其關鍵技術。
1  采購管理系統的總體設計思想
1.1 系統需求
　　某彩印公司是以設計、印刷為主的中小型企業，有典型的流程工業特點，其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產，按計劃采購物料。由于近幾年經濟發展很快，供應商和用戶數迅速增長，用戶對交貨期、價格、技術指標等要求越來越苛刻，而廠內信息共享程度差，存在重復工作，直接影響工廠效益。該公司原來使用的采購管理系統功能單一，只實現了采購單和供應商的錄入，操作極不方便，速度很慢。為此，該公司決定實施ERP。
1.2 系統功能模塊劃分
　　本ERP系統以生產計劃流為主線，分業務管理、生產管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、賬務監管和系統管理七個子系統。各子系統既能獨立運行，又能組成一個大系統協同運行，子系統之間實現數據高度共享。
　　采購管理系統不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執行情況，而且要提供對供需鏈管理的相關支持。采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流[2]。本系統結合實際情況將采購管理系統劃分為四個子模塊，各模塊功能如圖1所示。

　　采購管理系統中各模塊功能如下：
　　(1)采購管理：這是采購管理子系統中最重要的模塊，與庫存管理子系統有較大聯系。它實現了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃、采購單管理以及收貨、退貨管理等功能。
　　根據各種請購信息制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優供應商，然后生成采購單。通過發單作業將采購單實際發出。
采購單管理包括維護和修改采購單、查詢各種采購單的執行狀態等。
　　收貨檢驗作業由專門的質檢部門實施。收貨員根據采購單編號直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單。此時采購子系統會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤并根據收貨質量自動計算此次收貨的合格率。該合格率可作為供應商評估的參考。
退貨時先根據發票建立一個退貨請求，待貨物出庫后，再根據出庫結果建立退貨說明[3]，并相應修改收貨、付款情況。
　　(2)供應商管理：在一個管理先進的企業中，供應商被看作企業的一部分，因此對供應商的管理是相當重要的。該模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質量以及與本企業合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應商建立穩固的長期合作關系是至關重要的。所以本系統提供了一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統自動評分相結合的評估制度，合理公正地評估供應商，使公司能和一些優秀供應商建立良好的合作關系。
　　(3)采購結算：該模塊包括采購統計、應付款管理和發票管理。可根據不同要求統計某段時期的采購情況，生成相應報表。根據采購單制作相應付款計劃并生成報表，財務處付款后自動修改供應商的付款記錄，這需要一個與專用財務軟件的接口。若款項完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發票管理包括登記發票和查詢發票。
　　(4)樣品評估：當該公司要用到某種新物料或有供應商推薦使用某種新物料時，需由相關部門等對其評估。本模塊給其他相關子系統提供一個接口，以填寫評估意見。若評估合格，則將其增加為新供應商或修改已有供應商信息。
1.3 系統數據流圖
　　本系統數據流如圖2所示。

1.4 系統設計的關鍵
　　(1)建立合理的請購體系
　　采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請有三種方式[4]：
　　①人工請購
　　在一個閉環ERP系統中，不應由手工錄入采購項目。但為實現中小企業靈活采購的目的，企業一般希望有此功能以滿足實際需要，如臨時需要的一些物料可人工請購。
　　②MRP自動請購
　　理論上應根據生產需要進行購買，但事實上這樣無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業信譽。所以系統必須提前請購。根據歷史采購單提供的物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和主生產排程等數據為依據，系統可計算出為滿足計劃生產所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據。物料采購的數量可由如下公式估算：
　　采購數量=(需求數量-庫存數量-在途數量+生產預定數量)*安全系數
　　③再訂購點法
　　對于油墨、膠水等輔料，通常用再訂購點法請購。它需要在物料文件中設定基本資料，如預設訂購點、經濟訂購量及安全存量等數據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發出數量為經濟訂購量的采購申請。這種作法可以由ERP系統自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹的數據處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數據也要合理。
以上三種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產式企業保證交貨期、控制成本的重要手段。
　　(2)直接生成采購單
　　一般的工廠中，難免有生產線缺料等緊急事件發生。如果這時還要按照“請購-訂購”程序一步步做，則效率會很低。此時應允許采購員直接開立采購單并將采購單發給相應公司，進行緊急采購。
　　(3)建立供應商及價格分析體系，降低成本
　　為了降低成本，本系統通過維護價目字典和供應商資料，讓采購員對物料價格信息有一個全面、實時的了解。采購員在采購詢比議價操作時顯示全部提供該產品的供應商，分析其價格并參考供應商的信譽狀況及其與本企業的債務狀況等選擇供應商，也可自動選擇報價最低的供應商。
2  系統開發特點及關鍵技術
2.1 系統開發環境
　　根據該彩印公司的規模、項目資金、開發期等因素，系統開發采用C/S模式，以Windows2000 Server為服務器操作系統，以Windows9X/2000為客戶端操作系統，數據庫采用MS SQL Server2000 企業版，前端開發工具主要采用Microsoft Visual Basic 6.0，輔以圖像處理軟件設計界面，使用Crystal Reports設計報表。
2.2 系統特點及關鍵技術
　　(1)統一設計規范
　　系統開發過程中，對數據庫設計、界面設計、編碼設計等都有嚴格統一的規范。另外，程序設計時盡量把通用模塊（如登錄、日志管理、用戶管理等模塊）做成模板文件或類文件，便于與總系統中其他子系統共享資源并為后繼開發做技術準備。
　　(2)數據庫設計
　　ERP系統中必須存儲、管理大量數據。好的數據結構和數據庫應該充分反映物流的發展變化，能迅速、方便、準確地調用和管理所需數據，還應使后繼系統開發工作方便、快捷，系統開銷小，易于管理等。
　　本系統遵循以上準則，對數據庫的設計達到第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可方便、準確、迅速地調用和管理所需數據。在數據庫實現中多處使用存儲過程和觸發器，從而加快了系統運行速度，提高了代碼的重用性，保證了數據庫的完整性，提高了對表及表行有許多級聯操作的應用程序的功能。
　　(3)數據網絡共享
　　本采購管理系統充分考慮了與各子系統的關系，多用戶并發操作不會引起沖突，各工作站、各子系統之間的數據高度共享。
　　(4)有效的用戶權限控制
　　能對不同用戶設置各項功能的使用權限，防止非法用戶獲得使用權（例如：查閱權、修改權、刪除權等），以滿足企業在管理中數據保密及分工控制的需要。
　　(5)高度自動化
　　用戶只需輸入采購過程的原始資料，所有涉及計算和統計的工作，如采購量預算、采購統計、應付款管理等都可由系統自動生成。
　　(6)簡潔美觀的操作界面
　　本系統使用了多種圖像處理技術設計界面，使得整個界面自然友好、美觀大方、生動直觀，使用方便、靈活，操作流暢。每個功能模塊的界面和操作方式基本相同，用戶只要熟悉了其中一個模塊的操作，其他模塊的操作就可以融會貫通。
3  應用情況
　　該采購管理子系統與ERP系統中其他子系統實現了很好的集成。企業信息在各部門之間流通加快，數據充分共享，性能穩定、可靠。此系統已在某彩印公司使用，運行良好，為該公司帶來了良好的經濟效益和社會效益。該系統有良好的通用性和可擴充性，具有一定的推廣價值。
　　ERP是企業實施信息化的有效方式，在實施過程中需要各部門積極配合，嚴格遵循ERP的邏輯流程，有計劃、有秩序地進行，才能充分發揮企業資源的效能。
　　從目前趨勢看，新一代的ERP產品應形成一個從企業內部到企業外部的完整的電子商務解決方案。鑒于某彩印公司的規模，本系統采用C/S模式，僅能在企業內部使用。另一方面，在采購管理系統中對采購計劃制定的靈活性也還值得深入研究。
參考文獻
1   陳伯成，葉偉雄.企業資源規劃ERP軟件簡化的流程集成模型.清華大學學報（自然科學版），2003；（6）
2   謝澍，張洪偉，魏筱毛.ERP與供應鏈結合的采購管理研究.計算機應用研究，2002；（9）
3   葉宏謨，宋向琳.企業資源規劃ERP—整合資源管理篇.北京：電子工業出版社，2002